Buchhaltung mit Komplettlösungen von Softwareherstellern

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Gastbeitrag

Buchhaltung

Buchhaltung für Jungunternehmer und Kleinbetriebe – wie funktioniert diese möglichst einfach?

Als Versicherungsmakler benötigen wir jederzeit den Überblick über unsere Finanzbuchhaltung. Gesetzliche Vorschriften aus Handelsrecht und Steuerrecht machen es notwendig, die Buchhaltung und Steuererklärungen für Einkommen- , Gewerbe- und Umsatzsteuer an einen Steuerberater abzugeben.

Für jeden Unternehmer ist die Buchhaltung ein wichtiges Thema, weil sie einen umfassenden Einblick in die finanzielle Lage ermöglicht. Allerdings fehlen oftmals die nötigen Kenntnisse, sodass sich die Buchhaltung mitunter als recht schwierig und zeitaufwendig herausstellt.

Aus Kostengründen machen gerade Jungunternehmen und Kleinbetriebe die Buchhaltung lieber selbst und bedienen sich dazu einer mehr oder minder komplizierten Buchhaltungssoftware.

Warum ist Buchhaltung überhaupt notwendig?

Zum einen dient sie dem Unternehmen als Informationsquelle über die Situation der Vermögensgegenstände, Gewinne und Liquidität. Diese Daten werden benötigt, damit Entscheidungen über beispielsweise Angebote, Preise und Warenbestellungen getroffen werden können. Zum anderen dient sie der Dokumentation der finanziellen Lage gegenüber externen Stellen wie dem Finanzamt oder Geldgebern. Eine ordnungsmäßige Buchhaltung erlaubt diesen einen genauen Einblick darin, wie finanzielle Mittel eingenommen und wofür sie verwendet werden.

Darüber hinaus kann sich kein Unternehmen der Buchhaltung entziehen, weil sie für die Gewinnermittlung vorgeschrieben ist. Während Freiberufler, landwirtschaftliche Betriebe und Gewerbetreibenden ein einfaches Verfahren, die sogenannte Einnahmen-Überschuss-Rechnung, durchführen dürfen, sind andere Unternehmen zur doppelten Buchführung und Bilanzierung verpflichtet. Zu diesen zählen z.B. die meisten im Handelsregister eingetragene Firmen sowie weitere Unternehmen, die einen Umsatz von mindestens 600.000 Euro und einen Gewinn von mindestens 60.000 Euro pro Jahr erwirtschaften.

Genaue nachprüfbare Dokumentation

Da die Buchhaltung letztlich der Gewinnermittlung dient und damit auch Basis für die Besteuerung ist, muss sie sich an Regeln halten, die vom Gesetzgeber festgelegt sind. So müssen stets die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung angewandt werden, die eine vollständige und detaillierte Dokumentation der Geschäftsvorfälle gewährleisten. Neben der richtigen Verbuchung von Einnahmen und Ausgaben ist es auch wichtig, diese mit den entsprechenden Belegen wie beispielsweise Rechnung oder Kassenbon zu dokumentieren, da sie für die Beweispflicht gegenüber dem Finanzamt benötigt werden. Wer noch wenig Erfahrung in diesem Bereich besitzt, wird die strengen Regeln anfänglich vielleicht als lästig empfinden. Diese erleichtern aber letztlich die Buchhaltung, weil eine genaue Vorgehensweise vorgeschrieben ist, an die sich der Unternehmer sozusagen als Leitfaden halten kann. Auf diese Weise kann das Risiko gering gehalten werden, etwas falsch zu machen.

Wer seine Geschäftsvorfälle genau dokumentiert und geordnet hat, kann einfacher einen Experten im Steuerrecht wie beispielsweise einen Steuerberater als Unterstützung bei der Erstellung des Jahresabschlusses zu Rate ziehen. Die leicht nachvollziehbare und genaue Dokumentation bedeutet nämlich einen Kostenvorteil: Je länger der Experte für die Bearbeitung der Daten benötigt, umso teurer wird seine Dienstleistung.

Wichtige Unternehmensdaten effizient erfassen

Nicht nur für die Buchhaltung, sondern generell für den Unternehmenserfolg ist es wichtig, dass Arbeitsabläufe möglichst effizient ablaufen und einfach kontrolliert werden können. Daher ist es sinnvoll, bestimmte unternehmerische Aufgaben mit Hilfe von Unternehmenssoftware abzuwickeln. Diese ermöglicht eine einfache und übersichtliche Erfassung wichtiger Daten der Firma. Es gibt zum Beispiel Komplettlösungen von Softwareherstellern, welche verschiedene, erfolgsrelevante Bereiche umfassen wie die Auftragsbearbeitung, Rechnungsstellung oder Buchhaltung. Diese stellen einen Preisvorteil im Vergleich zum Einzelkauf dar und eignen sich daher für Start-ups und kleine Unternehmen sehr gut, die meistens für solche Investitionen bloß ein kleines Budget besitzen.

Buchführungskenntnisse sind wichtig

Wer ein Unternehmen gründet oder gegründet hat, besitzt nicht zwangsläufig Kenntnisse in der Buchhaltung. Darüber hinaus sind Experten wie externe Buchhalter oder Steuerberater eine bequeme Unterstützung ebenso wie passende Softwarelösungen. Trotzdem ist es sinnvoll, sich mit der Thematik auseinander zu setzen, um Grundlagen zu kennen, über die geltenden Gesetze informiert zu sein und die Buchungen sowie die daraus ermittelten Ergebnisse beurteilen zu können. Anwenderfreundliche Programme sind in dieser Hinsicht eine große Hilfe, weil sie Tipps geben und Nutzer bei der ersten Anwendung Schritt für Schritt anleiten. Zudem sind diese durch regelmäßige Updates immer auf dem neuesten Stand und berücksichtigen automatisch gesetzliche Änderungen .

Mit Hilfe guter Software kann auch ein Jungunternehmer oder ein Kleinbetrieb das Problem der lästigen Buchhaltung effizient lösen.


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